Hệ quả không ngờ của việc thiết lập email công ty

Các chuyên gia đều nhận định rằng, mail công ty có vai trò cực kỳ lớn trong việc quản lý thông tin, đặc biệt với các doanh nghiệp tham gia thương mại điện tử. Song không phải ai cũng hiểu rõ hết tính năng này của nó để khai thác hiệu quả. Việc cung cấp, quản lý, mọi thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp từ mối quan hệ với khách hàng, đối tác và cả nhân viên trong nội bộ thông qua mail công ty sẽ góp phần cho các nhà lãnh đạo có được cái nhìn tổng thể, hiểu rõ mọi vấn đề đang diễn ra, từ đó điều hành cũng như đề ra chiến lược một cách hợp lý nhất.

Hệ quả không ngờ của việc thiết lập email công ty

Hiệu quả quản lý thông tin khi dùng email công ty

1. Khi thiết lập email công ty với tên miền riêng, ví dụ như: sales@acb.com sẽ giúp cho việc quản lý tập trung hơn. Đồng thời, chúng còn mang đến hiệu quả khi quảng bá thương hiệu vì tạo ra sự tin cậy cho đối tác hơn so với việc dùng các địa chỉ email miễn phí như Gmail, Yahoo.

2. Mail công ty được tích hợp nhiều tính năng mà các loại hình email miễn phí hầu như không có. Cụ thể: chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email lạ, chống spam,... giúp cho việc quản trị thông tin dễ dàng hơn.

3. Mail công ty có thể tích hợp webmail có thể truy cập email bất cứ nơi nào chỉ cần có trình duyệt web trên máy tính xách tay hay điện thoại di động một cách tiện lợi nhất.

4. Hầu hết, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đều muốn kiểm soát nội dung email gửi đi hay nhận về của nhân viên nhằm bảo mật thông tin nội bộ và không để bất kỳ ai gây ảnh hưởng, làm tổn hại đến lợi ích chung của doanh nghiệp. Điều này sẽ khó hoặc không thể nào thực hiện nếu sử dụng các dịch vụ mail miễn phí của Gmail, Yahoo nhưng với mail công ty thì hoàn toàn có thể thực hiện được.

5. Bên cạnh đó, mail công ty tích hợp với một số chương trình quen thuộc như Microsoft Outtlook, Outlook Express hay chỉ với một trình duyệt Web để người dùng có thể sử dụng đơn giản, tiện lợi dành cho tất cả mọi người.

6. Điều mà hầu như doanh nghiệp nào cũng lo lắng chính là việc thay đổi nhân sự sẽ ảnh hưởng đến thông tin cũng như trách nhiệm mà doanh nghiệp phải chịu trước những sai lầm, lợi ích của nhân viên “cũ” của mình. Việc này sẽ rất khó quản lý khi dùng các dịch vụ mail miễn phí. Nhưng với mail công ty riêng thì hoàn toàn ngược lại, chúng có các chức năng cơ bản như: thay đổi, thêm, xóa,thay đổi password,… khi thay đổi nhân sự.

Công nghệ thông tin luôn mang đến những điều bất ngờ khiến cho các doanh nghiệp phải thường xuyên đưa ra chiến lược phát triển thông tin nội và ngoại bộ để định hướng đi hiệu quả nhất. Và email công ty chính là một trong những công cụ bổ trợ vô cùng hiệu nghiệm mà các doanh nghiệp không thể không dùng.